Non esiste una formula tecnica valida per tutte le convention: un congresso deve permettere al pubblico di seguire con chiarezza relatori e contenuti; una premiazione aziendale deve creare ritmo e accompagnare l’attesa; il lancio di un nuovo prodotto, invece, può richiedere una vera e propria costruzione scenica capace di concentrare l’attenzione sul momento della presentazione.
Cambiano gli obiettivi e, di conseguenza, deve cambiare anche il modo in cui audio, luci, video e allestimenti vengono progettati.
È questo il punto di partenza di ARS Technologies, realtà pugliese specializzata nella progettazione e nella gestione tecnica di convention, convegni ed eventi, che integra le diverse componenti all’interno di un unico progetto.
«Quando lavoriamo a una convention non partiamo da uno schema standard, perché ogni azienda ha un obiettivo diverso e anche il modo di costruire l’evento deve cambiare», spiega Samuele Martucci, responsabile organizzativo di ARS Technologies. «Studiamo la location, il programma, il tipo di interventi, i contenuti da mostrare e i momenti ai quali dare maggiore risalto, quindi definiamo l’assetto tecnico più adatto».
Prima viene il messaggio, poi la tecnologia
In un convegno, un impianto tecnicamente performante non è sufficiente se non permette al pubblico di seguire facilmente ciò che accade sul palco.
La progettazione parte quindi dall’analisi della sala, dalla disposizione degli spettatori, dal programma, dalle necessità dei relatori e dai contenuti che dovranno essere mostrati. Soltanto dopo questa valutazione vengono definite le soluzioni per audio, illuminazione e video.
«In questi casi non si tratta semplicemente di installare delle attrezzature», osserva Martucci. «Prima studiamo come si svolgerà il convegno e quali sono le necessità della sala e dei relatori, poi costruiamo la soluzione più adatta. L’impianto deve essere efficace ma discreto: chi ascolta non deve essere distratto dalla tecnica, deve poter seguire bene ciò che viene detto e vedere correttamente chi sta parlando».
L’audio viene quindi progettato affinché la voce risulti uniforme e intelligibile in tutta la sala, mentre posizione e tipologia dei diffusori vengono studiate anche per ridurne l’impatto visivo.
L’illuminazione deve invece rispondere a più esigenze: rendere correttamente visibili i relatori al pubblico, assicurare una buona resa nelle riprese video e, quando necessario, contribuire a caratterizzare l’ambiente e l’atmosfera della convention.
Negli spazi più grandi entrano poi in gioco ledwall, sistemi di ripresa e regia video. I grandi schermi possono mostrare il volto di chi interviene, slide, presentazioni e altri contenuti, consentendo anche agli spettatori nelle ultime file di seguire chiaramente ciò che accade.
Dal congresso scientifico alla premiazione: cambia il linguaggio dell’evento
La stessa tecnologia può essere utilizzata in modi profondamente diversi a seconda del settore e dell’obiettivo.
Una convention farmaceutica, per esempio, tende a richiedere un linguaggio più sobrio e istituzionale. Un appuntamento dedicato a una rete commerciale può invece utilizzare musica, luci e contenuti video per sottolineare i risultati raggiunti e costruire maggiore attesa intorno alle premiazioni.
«Una convention farmaceutica ha generalmente un’impostazione più sobria e istituzionale, mentre un evento nel quale una rete commerciale presenta i risultati raggiunti e premia i propri collaboratori richiede un ritmo diverso, con maggiore attenzione ai momenti di attesa e alla valorizzazione delle premiazioni», spiega Martucci. «Nel settore automotive, invece, una parte importante del progetto può essere costruita intorno al momento della presentazione del nuovo modello».
Proprio il settore automobilistico offre un esempio concreto dell’approccio adottato da ARS Technologies.
A Monopoli l’azienda ha seguito un evento organizzato per un’importante casa automobilistica, coordinandone le diverse componenti tecniche e visive: dall’audio all’illuminazione, dal video fino agli elementi grafici e di allestimento.
Il fulcro della convention era la presentazione delle nuove vetture. La regia è stata quindi costruita per guidare progressivamente l’attenzione del pubblico verso il momento dello svelamento.
«Abbiamo lavorato sulla regia e sull’illuminazione per creare progressivamente attesa e, quando le automobili sono state svelate, valorizzarle da ogni angolazione», racconta Martucci. «Anche in questo caso bisogna studiare attentamente la luce, perché deve mettere in risalto forme e dettagli senza alterare la percezione del colore originale della vettura».
La stessa logica viene declinata diversamente in altri contesti. In una premiazione, musica, video, illuminazione e tempi della regia possono creare un crescendo fino alla proclamazione dei vincitori. Durante un congresso scientifico, invece, gli stessi strumenti devono lasciare spazio soprattutto alla chiarezza, alla sobrietà e alla corretta fruizione delle informazioni.
Il progetto tecnico nasce quindi dalla finalità dell’evento e non dall’applicazione di un modello già definito.
Una regia unica per rendere coerenti tutti gli elementi
Coordinare audio, illuminazione, video e allestimenti significa anche evitare che le diverse componenti vengano progettate come elementi indipendenti.
È su questo aspetto che ARS Technologies concentra un’altra parte della propria proposta: mettere a disposizione dell’azienda un unico interlocutore capace di interpretare l’obiettivo della convention e tradurlo nelle diverse scelte tecniche e visive.
«Chi ci affida una convention non deve necessariamente arrivare con ogni dettaglio già definito», spiega Riccardo Tisbo, responsabile commerciale di ARS Technologies. «Il nostro compito è comprendere che cosa l’azienda vuole comunicare e tradurlo in un progetto realizzabile, coordinando le diverse esigenze tecniche e visive. Per il cliente significa avere un interlocutore unico invece di dover gestire separatamente audio, luci, video e allestimenti».
La progettazione può comprendere anche totem, paline e altri supporti grafici o multimediali. In questo modo non è soltanto il palco a essere interessato dalla regia dell’evento: sala, contenuti, materiali visivi e tecnologie possono essere sviluppati secondo uno stesso linguaggio.
L’obiettivo finale è costruire una convention nella quale la componente tecnica rimanga al servizio di ciò che l’azienda vuole comunicare, coordinando ogni elemento affinché pubblico, spazio e contenuti facciano parte di un progetto coerente.
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